Gestionale impresa edile: cosa deve fare prima del cantiere?

«Contatti che si sono rivelati poi clienti veri e propri… non mi ricordo quanti.»

L'ha detto chi guida un'impresa di ristrutturazioni, in un incontro conoscitivo con noi. Aveva già fatto campagne, i contatti erano arrivati. Quanti fossero diventati lavoro, non lo sapeva.

Se ti ci ritrovi, è normale. Quando sei in cantiere dalla mattina alla sera, le trattative le tieni a mente, e la memoria di un titolare è piena di misure, fornitori e operai.

Molti a quel punto cercano su Google un gestionale per impresa edile. Quasi tutti quelli che trovi parlano soprattutto di quello che succede dopo la firma: cantiere, ordini, ore, costi. La parte fra la richiesta e la firma, quando c'è, è una voce in fondo all'elenco, ed è lì che perdi soldi.

IL PROBLEMA: LA TRATTATIVA CHE NON STA DA NESSUNA PARTE

Arriva una richiesta. Qualcuno risponde, si fissa il sopralluogo, si fa il preventivo e si manda. Poi il cliente dice che ci deve pensare, e la trattativa finisce in un messaggio WhatsApp, in un appunto sul telefono o nella testa di chi l'ha seguita.

Dopo tre settimane nessuno sa più se andava richiamato, cosa aveva chiesto e chi doveva decidere. Se la seguivi tu e ti fermi una settimana, la trattativa si ferma con te.

E a fine anno, quando ti chiedi se la pubblicità ha reso, non hai un numero: hai una SENSAZIONE.

LE QUATTRO STRADE CHE SI PROVANO

• ✦Il foglio Excel o il quaderno: costa poco e lo capiscono tutti, ma regge finché lo aggiorna una persona sola, e non ti avvisa quando una trattativa va richiamata.
• ✦Il gestionale da cantiere: ti mette in ordine contabilità, ordini e avanzamento dei lavori, ma comincia dopo la firma. Le richieste perse prima non le vede.
• ✦L'agenzia che porta i contatti: le richieste aumentano, ma arrivano su un telefono o in una casella di posta, e dove finiscono dopo non lo guarda nessuno.
• ✦Il consulente che ti dice come organizzarti: capisci cosa andrebbe scritto e quando, ma lo strumento da montare e da tenere aggiornato resta a te.

Il nostro modo di lavorare, in una riga: le agenzie ti lasciano i contatti, i consulenti ti lasciano i compiti. Noi costruiamo il sistema, lo facciamo girare con te fino alla firma, e te lo lasciamo in mano che già funziona.

Il gestionale è il pezzo che tiene insieme il resto. Quello che usiamo con le imprese che seguiamo l'abbiamo costruito noi, sui nostri processi di vendita, e lo trovi descritto nella pagina sul gestionale per l'edilizia.

IN PRATICA: COSA DEVE FARE UN GESTIONALE PER IMPRESA EDILE PRIMA DEL CANTIERE

Non serve che faccia cento cose. Deve farne cinque, in quest'ordine, e farle tutti i giorni.

• ✦1. Ogni richiesta entra con le informazioni che servono, prima della prima telefonata: nome, telefono, zona, che lavoro vuole fare, entro quando e con che budget. Le raccoglie il modulo della pubblicità, così chi richiama sa già con chi parla.
• ✦2. Ogni incontro finisce con una data. Il prossimo contatto si scrive nel gestionale prima di salutarsi: nessun appuntamento resta senza un passo successivo.
• ✦3. Si scrive la trattativa, non il compito. Non solo chi richiamare, ma cosa ha chiesto, cosa gli serve, perché ha fretta e chi decide davvero.
• ✦4. Lo stesso strumento segue il cliente dalla richiesta al preventivo, al piano di stima, al sopralluogo con le misure, fino al piano dei lavori da firmare. Niente passaggi da un programma all'altro.
• ✦5. Ogni contratto resta collegato alla richiesta da cui è partito. Così ogni tre mesi puoi leggere contatti, appuntamenti, contratti e costo per contatto, per ogni linea di lavoro.

I punti 2 e 3 sono due delle regole di vendita che abbiamo messo per iscritto con un'azienda di arredamento negozi che seguiamo. Servono a una cosa: chi riapre la scheda dopo tre settimane sa da dove ripartire, anche se la trattativa non l'ha seguita lui.

Le richieste le richiama la tua impresa: tu, chi risponde al telefono per te, o un commerciale. Noi non telefoniamo ai tuoi contatti. Mettiamo in piedi il gestionale, decidiamo con te cosa si scrive e quando, e ti facciamo vedere tutto quello che succede, anche quando sei in cantiere.

LE PAROLE DA SCRIVERE NELLA SCHEDA

La differenza tra il compito e la trattativa si vede in una riga. Il compito è: richiamare giovedì. La trattativa, per esempio, è: vuole rifare il negozio, deve aprire a marzo, decide con il socio che al primo incontro non c'era, richiamare giovedì dopo le sei e chiedere se il socio può venire in sede.

Con la seconda riga, chiunque riapre la scheda sa cosa dire. Con la prima, anche chi l'ha scritta deve ricordarsi tutto il resto.

Il motivo per cui i preventivi restano senza risposta, e cosa dire quando richiami, lo racconta Gianpio in perché il cliente sparisce dopo il preventivo. Se invece le richieste arrivano solo dal passaparola, il primo passo viene ancora prima: ne ho scritto in mesi pieni e mesi morti.

LA PROVA: QUANTO RENDE OGNI EURO DI PUBBLICITÀ

Il punto 5 è quello che risponde alla domanda dell'inizio: quanti contatti sono diventati contratti, e quanto ti è costato averli.

DISA, che vende un software per le gare d'appalto alle imprese edili, prima trovava clienti con le chiamate a freddo e chiedendo nomi ai clienti. Oggi i suoi commerciali chiamano i contatti che arrivano dalle campagne su Meta.

Il conto si fa così, con numeri tondi. Circa 300 € al mese di pubblicità, per dodici mesi, fanno circa 3.600 €. Nello stesso anno sono entrati circa 350.000 € di contratti, solo dalle Meta Ads. Dividi, e ogni euro di pubblicità ha portato circa 97 € di fatturato.

Il rapporto è calcolato sulla sola spesa pubblicitaria, senza il canone di Forge: va detto, perché altrimenti il numero sembra più bello di quello che è. Ma è un numero, non una sensazione, ed è quello che un gestionale deve saperti dare, campagna per campagna.

Il tuo mestiere sarà diverso: coperture, serramenti, impianti, ristrutturazioni. Cambiano le domande del modulo e le voci del piano dei lavori. Non cambia l'idea di sapere, in qualunque giorno, a che punto è ogni trattativa e quanto ti ha reso l'ultima pubblicità che hai pagato.